KI ist kein Zukunftsthema mehr, KI ist Gegenwart. Und während du diesen Artikel liest, nutzen andere Maklerinnen und Makler bereits künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch auszulesen, Kundengespräche in fertige Anträge zu verwandeln und ihren Verwaltungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Klingt übertrieben? Ist es nicht. Und genau das ist das Problem.

Dafür mit konkreten Praxisbeispielen aus unserem Alltag bei Versuro und einem ehrlichen Blick darauf, was KI für dich, dein Team und dein Geschäft bedeuten kann.

Die unbequeme Wahrheit: Gefahren, die du nicht ignorieren darfst

Lass mich direkt mit der härtesten Aussage anfangen: Wenn du KI in den nächsten Jahren nicht in deinen Betrieb integrierst, wirst du abgehängt. Nicht vielleicht. Nicht irgendwann. Sondern sicher. Ganz sicher. 

Das ist kein Drohszenario meinerseits, das ist einfache Marktlogik. Maklerinnen und Makler, die KI einsetzen, werden schneller und günstiger arbeiten und dazu noch bessere Ergebnisse liefern. Und Kundinnen und Kunden werden das merken. Sie werden den Unterschied spüren zwischen einem Büro, das drei Tage für eine Angebotsübersicht braucht, und einem, das dieselbe Übersicht in drei Stunden liefert. Mit besserer Qualität.

Aber die Gefahr liegt nicht nur im Nicht-Handeln. Sie liegt auch im falschen Handeln.

Denn KI macht vielen Menschen Angst. Und das ist nachvollziehbar. Wer seit zwanzig Jahren seinen Job auf eine bestimmte Art und Weise macht, fühlt sich bedroht, wenn plötzlich eine Maschine kommt, die genau das schneller und fehlerfreier kann. Diese Angst ist real, und sie ist berechtigt.

Als Unternehmer oder Unternehmerin trägst du die Verantwortung, dein Team auf diesen Weg mitzunehmen. Das bedeutet: offen kommunizieren, Ängste ernst nehmen und vor allem klarmachen, dass KI nicht dazu da ist, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu entlasten. Die Mitarbeiterin, die heute drei Stunden am Tag mit dem Sortieren und Zuordnen von Versichererpost und Mails verbringt, kann morgen dieselbe Zeit nutzen, um Kundinnen und Kunden aktiv zu betreuen, Verträge zu optimieren oder sich in neuen Beratungsfeldern weiterzubilden.

Und trotzdem muss ich ehrlich sein: Nicht jede Position wird bestehen bleiben. Reine Verwaltungstätigkeiten, die heute noch manuell erledigt werden, wird KI in absehbarer Zeit übernehmen. Das ist keine Frage des Obs, sondern des Wanns und es passiert schon heute. Wer das ignoriert, egal ob als Unternehmer oder als Mitarbeiter, tut sich keinen Gefallen.

Die gute Nachricht aber lautet: Wer sich jetzt bewegt, hat die Chance, sich neu aufzustellen. Wer wartet, wird reagieren müssen, statt zu gestalten.

Mitarbeiter mitnehmen, nicht zurücklassen

Die größte Gefahr bei der Einführung von KI ist nicht die Technologie selbst, es ist die Art, wie du sie einführst. Wenn du morgen in dein Büro gehst und sagst: „Ab jetzt macht das die KI und hier ist alles nur noch KI”, wirst du Widerstand ernten. Und zwar zurecht.

Menschen brauchen Kontext. Sie müssen verstehen, warum sich etwas verändert, was das für ihre Arbeit bedeutet und ganz wichtig, was sie davon haben. Niemand wird begeistert sein, wenn sie oder er das Gefühl hat, gerade durch einen Algorithmus ersetzt zu werden.

Mein Ansatz: KI bei Mitarbeitern einsetzen, nicht statt Mitarbeitern.

Das klingt erstmal wie eine Floskel, aber es ist der entscheidende Unterschied. Wenn deine Mitarbeiterin heute zwei Stunden am Tag damit verbringt, Versichererpost zu öffnen, zu lesen, zuzuordnen und abzulegen oder Excel-Dateien zu befüllen, dann nimm ihr genau das ab. Nicht die Mitarbeiterin. Sondern die „nervige” Aufgabe. Die gewonnene Zeit investiert sie ab sofort in den Kundenkontakt, in die Vertriebsunterstützung oder in die eigene Weiterentwicklung.

Wenn wir ehrlich sind, dann sind die meisten repetitiven Aufgaben doch nicht erfüllend. Weder für uns, noch für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wie nimmst du dein Team nun also konkret mit?

• Transparenz von Anfang an: Sprich offen darüber, dass KI kommen wird und warum. Nicht als Drohung, sondern als Chance. Zeig deinem Team, dass du investierst: in Technologie, in die Zukunft des Unternehmens und in sie.
  
• Kleine Schritte statt Rundumschlag: Führe KI nicht in allen Bereichen gleichzeitig ein. Starte mit einem Prozess, der allen Beteiligten das Leben leichter macht. Wenn dein Team merkt, dass die lästige Postverarbeitung plötzlich automatisch läuft und sie endlich Zeit für die wichtigen Dinge haben, kommt die Akzeptanz von allein.
  
• Weiterbildung ermöglichen:Gib deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit KI-Tools vertraut zu machen. Nicht jeder muss programmieren können. Aber jeder sollte verstehen, wie KI funktioniert und wie man sie sinnvoll im Arbeitsalltag einsetzt. Lass sie ausprobieren, gebe ihnen ein paar Ideen mit. 
  
• Neue Rollen schaffen: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bisher vor allem Verwaltungsaufgaben übernommen haben, können sich in Richtung Kundenbetreuung, Vertriebsunterstützung oder Spezialistenberatung entwickeln. KI schafft nicht nur Aufgaben ab, sie schafft auch neue.

Und ja, ich habe im vorherigen Abschnitt gesagt, dass nicht jede Position bestehen bleibt. Das stimmt. Aber die Maklerinnen und Makler, die ihr Team jetzt aktiv entwickeln und neue Kompetenzen aufbauen, werden am Ende mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter halten können als die, die den Kopf in den Sand stecken und hoffen, dass sich nichts verändert.

Die Chancen: Was KI im Makleralltag wirklich verändert

Genug von den Gefahren, lass uns über das sprechen, was KI wirklich kann und warum ich persönlich so überzeugt davon bin, dass sie den Makleralltag grundlegend zum Besseren verändern wird:

1. Zeitersparnis, die du sofort spürst:

Denk mal an deinen typischen Arbeitstag. Wie viel Zeit verbringen du oder deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber keinen direkten Mehrwert für deine Kundinnen und Kunden schaffen? Versichererpost sortieren, Dokumente zuordnen, Standardmails schreiben, Schadenformulare ausfüllen, Vertragsänderungen einpflegen, Daten von einem System ins andere übertragen.

Das macht sicherlich 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit aus. KI kann einen Großteil davon übernehmen. Standardisierte Kundenkommunikation wie Schadenaufnahmen oder Vertragsänderungen lassen sich mit KI-gestützten Systemen in einem Bruchteil der bisherigen Zeit abwickeln.

2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich neu erfinden:

Wenn die Verwaltung wegfällt, entsteht etwas Wertvolles: Freiraum. Freiraum für Aufgaben, die tatsächlich den Unterschied machen. Deine Mitarbeiterin, die bisher den halben Tag mit Datenpflege beschäftigt war, kann sich jetzt in Spezialberatung weiterbilden. Dein Innendienst kann aktiv Kundinnen und Kunden ansprechen, statt nur auf Anfragen zu reagieren. Dein Team kann sich entwickeln, fachlich und persönlich.

3. Mehr Freiraum für Entwicklung und Vertrieb:

Und jetzt kommt der Teil, der dich als Unternehmer oder Unternehmerin besonders interessieren dürfte: Wenn dein Team weniger Zeit mit Verwaltung verbringt, bleibt mehr Zeit für Vertrieb. Mehr Zeit für Jahresgespräche, für Cross-Selling, für die aktive Bestandspflege, für Empfehlungsgespräche.

Die Rechnung ist simpel: Mehr Zeit, mehr Vertrieb, mehr Umsatz.

Und gleichzeitig steigt die Qualität. Wer nicht gehetzt von Termin zu Termin springt, sondern vorbereitet und fokussiert beraten kann, liefert bessere Ergebnisse. Bessere Ergebnisse bedeuten zufriedenere Kundinnen und Kunden. Zufriedenere Kundinnen und Kunden bedeuten mehr Empfehlungen. Der Kreislauf schließt sich.

Aus der Praxis, für die Praxis

Theorie ist schön und gut. Aber du willst wissen, wie das in der Praxis aussieht. Also lass uns ein konkretes Beispiel durchspielen, das wir bei Versuro etabliert habe: die Verarbeitung von Versicherer-„Post”.

Der Status quo in vielen Büros:

Ein Versicherer schickt dir eine Police, eine Beitragsrechnung oder eine Vertragsänderung per E-Mail oder per Post. Was passiert dann? Jemand aus deinem Team öffnet die Mail (leider auch immer noch die Post), liest das Dokument, identifiziert den Kunden, sucht ihn im Maklerverwaltungsprogramm, ordnet das Dokument dem richtigen Vertrag zu, prüft ob Handlungsbedarf besteht und legt gegebenenfalls eine Aufgabe an. Bei einer Beitragsanpassung muss vielleicht der Kunde informiert werden. Bei einer Schadenregulierung muss nachgefasst werden.

Pro Dokument dauert das fünf bis fünfzehn Minuten. Bei fünf bis zehn Dokumenten am Tag summiert sich das auf Stunden. Stunden, in denen dein Team nichts anderes tut, als Informationen von A nach B zu schieben.

Wie es mit KI aussieht:

Die E-Mail kommt rein. Ab hier übernimmt das System.

Die KI liest das Dokument aus, egal ob PDF, Scan oder strukturiertes Datenformat. Sie erkennt, um welchen Kunden es geht, welcher Vertrag betroffen ist und um welche Art von Vorgang es sich handelt: Policierung, Nachtrag, Beitragsrechnung, Schadenkorrespondenz.

Das Dokument wird automatisch dem richtigen Kunden und dem richtigen Vertrag im Maklerverwaltungsprogramm zugeordnet: kein Suchen, kein manuelles Ablegen.

Und jetzt der entscheidende Schritt: Die KI erkennt, ob Handlungsbedarf besteht. Muss ein Kunde informiert werden? Muss ein Vertrag geprüft werden? Ist eine Frist zu beachten? Wenn ja, wird automatisch eine Aufgabe erstellt, nicht irgendeine generische Aufgabe, sondern eine mit allen relevanten Informationen: Kundenname, Vertragsnummer, Sparte, Versicherer und eine Zusammenfassung des Vorgangs. Diese Aufgabe landet direkt bei der zuständigen Mitarbeiterin oder dem zuständigen Mitarbeiter.

Das Ergebnis: Was vorher fünfzehn Minuten pro Dokument gedauert hat, passiert jetzt in Sekunden. Dein Team bekommt nur noch die Fälle auf den Tisch, die tatsächlich menschliche Aufmerksamkeit brauchen – und zwar perfekt vorbereitet.

Und ein Beispiel, das meine Herzensangelegenheit war:

Stell dir folgendes Szenario vor: Du sitzt im Beratungsgespräch mit einer Kundin. Ihr sprecht über ihre aktuelle Lebenssituation, über bestehende Verträge, über Wünsche und Bedürfnisse. Ein ganz normales Beratungsgespräch, wie du es jede Woche führst. Du fragst alle relevanten Informationen ab Gewerbe, Gesundheitsfragen, Beruf, Familienstand, Absicherungswünsche, weil du genau weißt, was du brauchst, um sie bestmöglich zu versichern.

Der Unterschied: Auf deinem Handy läuft im Hintergrund eine App, die das Gespräch aufnimmt und in Echtzeit transkribiert.

Was nach dem Gespräch passiert, ist dann der eigentliche Gamechanger: Die KI greift die Transkription automatisch ab. Sie erkennt die relevanten Daten: Name, Geburtsdatum, Beruf, gewünschte Sparten, Vorerkrankungen, besondere Wünsche. All das, was du ohnehin im Gespräch abgefragt hast, nur dass du es jetzt nicht mehr händisch in irgendein System übertragen musst.

Die extrahierten Daten werden über eine API direkt an dein Vergleichsprogramm gesendet. Das System erstellt automatisch die passenden Vergleiche. Anträge werden vorbereitet. Gesundheitsfragen und Fragebögen werden vorausgefüllt. Und am Ende liegt eine fertig vorbereitete E-Mail an die Kundin in deinem Postausgang, mit allen Unterlagen, Vergleichen und nächsten Schritten.

Das ist kein Transformers-Zeug. Die Technologie dafür existiert heute. Spracherkennung, KI-gestützte Datenextraktion und API-Anbindungen an Vergleichsrechner: All das ist verfügbar und einsetzbar!

Wie wir es bei Versuro umsetzen

Du fragst dich vielleicht: Klingt alles toll, aber wie baut man so etwas konkret auf? Lass mich dir zeigen, wie wir es bei Versuro machen.

Das Herzstück: die Ameise von blau direkt

Unser Maklerverwaltungsprogramm ist die Ameise, das System von blau direkt, das als zentrale Datenbasis für fast alles dient, was in unserem Betrieb passiert. Kundendaten, Verträge, Dokumente, Kommunikation, alles läuft hier zusammen. Und genau das macht die Ameise so wertvoll für KI-gestützte Automatisierungen: Sie bietet eine offene API-Schnittstelle, über die wir Daten lesen und schreiben können.

Das ist der entscheidende Punkt, den viele unterschätzen. KI allein bringt dir nichts, wenn sie nicht mit deinen Systemen kommunizieren kann. Du brauchst ein Maklerverwaltungsprogramm, das offen ist, das Schnittstellen bietet, über die Daten rein- und rausfließen können. Die Ameise von blau direkt gibt uns genau das.

Die Brücke: Make.com als Automatisierungsplattform

Zwischen der KI und der Ameise sitzt bei uns Make.com, eine Automatisierungsplattform, die verschiedene Systeme miteinander verbindet. Make.com ist quasi der Dirigent, der dafür sorgt, dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort landen.

Ein konkretes Beispiel: Wenn eine Versicherer-E-Mail eingeht, triggert Make.com einen Workflow. Die KI liest das Dokument aus, Make.com nimmt die extrahierten Daten entgegen und spielt sie über die API in die Ameise ein. Kundenzuordnung, Vertragszuordnung, Dokumentenablage, Aufgabenerstellung. Alles automatisch, alles in Sekunden.

Warum diese Kombination funktioniert

Der Grund, warum wir bei Versuro in der Lage sind, solche Automatisierungen zu bauen, liegt in der Offenheit der Systeme. blau direkt hat früh erkannt, dass ein Maklerverwaltungsprogramm kein geschlossenes Silo sein darf. Die API der Ameise ermöglicht es uns, eigene Lösungen zu entwickeln, die exakt auf unsere Prozesse zugeschnitten sind. Wir sind nicht darauf angewiesen, dass der Softwareanbieter jedes Feature selbst baut, wir können es selbst tun.

Und genau hier liegt auch mein Appell an dich: Wenn du über KI im Makleralltag nachdenkst, dann denk nicht nur an ChatGPT und Textgenerierung. Denk an die Infrastruktur dahinter. Denk an die Frage, ob dein Maklerverwaltungsprogramm überhaupt in der Lage ist, mit KI-Systemen zusammenzuarbeiten. Wenn die Antwort nein ist, hast du ein grundlegenderes Problem als die Frage, welches KI-Tool du nutzen solltest.

Was du dafür brauchst:

Du musst kein Programmierer sein, um KI-Automatisierungen aufzubauen. Tools wie Make.com arbeiten visuell. Du baust Workflows per Drag-and-Drop. Was du brauchst, ist ein Verständnis für deine eigenen Prozesse: Wo fließen Daten? Wo entstehen Engpässe? Wo verbringt dein Team Zeit mit Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen?

Wenn du diese Fragen beantworten kannst, ist der technische Teil oft einfacher, als du denkst. Und wenn du Unterstützung brauchst – dafür gibt es Leute wie uns.

Und weil das noch nicht genug ist (das Thema ist einfach zu wichtig!)

KI im Makleralltag ist kein Hype, der wieder verschwindet. Sie ist kein nettes Spielzeug für Technik-Nerds und kein Luxus für Großmakler mit eigener IT-Abteilung. KI ist ein Werkzeug und zwar eines, das deinen Betrieb und die Welt grundlegend verändern wird. Ob zum Besseren oder zum Schlechteren, liegt an dir (und natürlich an vielen anderen).

Die Gefahren sind real: Wer KI ignoriert, wird den Anschluss verlieren. Wer sie falsch einführt, riskiert Frust und Widerstand im Team. Und ja, manche Aufgaben und Positionen werden langfristig wegfallen. Davor die Augen zu verschließen, hilft niemandem.

Aber die Chancen überwiegen. Deutlich. KI kann dir und deinem Team Stunden an Verwaltungsarbeit abnehmen. Sie kann Prozesse beschleunigen, die heute dein Wachstum bremsen. Sie kann deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von stumpfer Datenpflege befreien und ihnen den Raum geben, sich weiterzuentwickeln. Und am Ende steht eine einfache Gleichung: Weniger Verwaltung, mehr Beratung, mehr Vertrieb, mehr Umsatz.

Bei uns in der Maklergemeinschaft Versuro ist KI kein Zukunftsprojekt mehr, sie ist Teil unseres Alltags. Mit der Ameise von blau direkt als zentraler Datenbasis und offener API-Schnittstelle, mit Make.com als Automatisierungsplattform und mit dem Mut, Prozesse konsequent neu zu denken, haben wir Workflows gebaut, die uns jeden Tag Zeit und Nerven sparen. Und das Beste daran: Das ist erst der Anfang. Die Technologie entwickelt sich rasant weiter, und die Möglichkeiten, die sich in den nächsten Jahren eröffnen werden, sind enorm.

Mein Rat an dich: Fang an! Nicht morgen, nicht nächstes Quartal. Jetzt.

Schau dir einen Prozess in deinem Betrieb an, der dich oder dein Team jeden Tag nervt, und frag dich: Kann KI das übernehmen? Die Antwort wird häufiger Ja sein, als du denkst. Frag einfach mal die KI, wie man deinen Prozess verbessern kann. ;-)

Und wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, meld dich! Genau dafür sind wir da.

Titelbild: © Johann Gräbner