Der Fachkräftemangel betrifft inzwischen nahezu jede Branche – doch für Versicherungsmakler stellt er eine ganz besondere Herausforderung dar. Viele Büros sind klein strukturiert, familiär geführt und stark auf einzelne Personen angewiesen. Wenn diese Personen fehlen, bricht nicht nur die Tagesroutine zusammen, sondern auch die Wachstumsfähigkeit des Unternehmens.

Ein strukturelles Problem mit struktureller Lösung

Ein konkretes Beispiel hierfür habe ich Anfang 2025 selbst erlebt: Ein Maklerbüro mit drei Mitarbeitenden im Innendienst verliert kurzfristig eine erfahrene und langjährige Innendienstlerin. Die verbliebene Belegschaft arbeitet bereits am Limit. Neue Bewerbungen? Fehlanzeige. In dieser Situation haben digitale Prozesse nicht nur entlastet, sondern sogar das Unternehmen gerettet.

Während klassische Wege wie Stellenausschreibungen oder Headhunting oft ins Leere laufen, bietet Digitalisierung echte Alternativen: Sie ersetzt keine Menschen, aber sie schafft Strukturen, die mit weniger mehr ermöglichen.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du mit digitalen Prozessen den Fachkräftemangel abfederst, neue Mitarbeitende schneller einsatzbereit machst, dein Unternehmen entlastest und gleichzeitig attraktiver für Bewerber wirst.

Die Realität im Maklerbetrieb: Der Fachkräftemangel ist angekommen

Schauen wir der Wahrheit ins Gesicht: In vielen Maklerbetrieben ist der demografische Wandel deutlich spürbar. Die Belegschaft altert, die Nachwuchssuche gestaltet sich schwierig und gleichzeitig steigen die Anforderungen durch Regulatorik, Kundenanspruch und Marktdynamik.

Besonders im Innendienst oder Backoffice ist es kaum noch möglich, geeignete Fachkräfte zu finden. Die wenigen qualifizierten Bewerber erwarten flexible Arbeitsmodelle, moderne Prozesse und ein digitales Arbeitsumfeld. Und genau hier hakt es. Oft fehlt Maklerbüros das „Moderne“, wodurch potenzielle Mitarbeitende abgeschreckt werden oder nach kurzer Zeit abwandern. Zusätzlich dauert es nicht selten Monate, bis eine neu eingestellte Kraft voll einsatzfähig ist. In der Zwischenzeit tragen die restlichen Mitarbeitenden die zusätzliche Last – was wiederum die Fluktuation erhöhen kann. Ein Teufelskreis.

Die Folge: Anfragen bleiben liegen, Rückmeldungen dauern länger, Kunden wandern ab oder kommen gar nicht erst. Das wiederum limitiert das Wachstum und öffnet die Tür für digital aufgestellte Wettbewerber.

Warum traditionelle Lösungen nicht mehr greifen

Früher war es üblich: Wenn mehr Arbeit anstand, wurde Personal eingestellt. Doch diese Gleichung funktioniert heute nicht mehr. Die Arbeitswelt hat sich verändert. Junge Talente haben andere Ansprüche an Arbeitgeber: Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, digitale Tools, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein modernes Arbeitsumfeld sind für viele Grundvoraussetzungen. Ein Maklerbetrieb, der noch mit Papierakten, Faxgerät und chaotischen E-Mail-Postfächern arbeitet, hat hier kaum eine Chance.

Dazu kommt: Mehr Gehalt reicht längst nicht mehr aus. Die besten Fachkräfte wollen sich weiterentwickeln, Sinn stiften und in einem innovativen Umfeld arbeiten. Ohne klare Prozesse, digitale Werkzeuge und eine moderne Unternehmenskultur wirst du sie kaum überzeugen.

Und das, was wir tagtäglich unseren Kunden predigen – der demografische Wandel – trifft auch uns als Arbeitgeber. Es gibt schlichtweg immer weniger Arbeitskräfte auf dem Markt, wodurch sich Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber aussuchen können. Gleichzeitig fehlt in klassischen Maklerbetrieben oft die Zeit und Struktur, um neue Mitarbeitende richtig einzuarbeiten. Vieles ist in den Köpfen der Kollegen gespeichert, Abläufe werden nach Bauchgefühl gesteuert und Standards existieren selten. Das erschwert nicht nur die Einarbeitung, sondern erhöht auch die Fehlerquote und die Abhängigkeit von Einzelpersonen.

Wie Digitalisierung den Druck abfedern kann

Hier setzt Digitalisierung als strukturelle Antwort auf ein strukturelles Problem an. Sie kann keine Menschen ersetzen – aber sie kann dir helfen, mehr mit weniger zu erreichen.

Automatisierung als Entlastung

Stell dir den klassischen Alltag in einem Maklerbüro vor: Ein Kunde fragt den Status seines Antrags an, eine Nachfassmail für eine Risikovoranfrage muss raus, die Geburtsmail ist noch nicht verschickt und es fehlt eine Police vom Versicherer. Diese Routineaufgaben wiederholen sich täglich.

Moderne Tools wie Brevo, simplr oder ein digitalisiertes MVP wie das von blau direkt (Ameise) können genau hier ansetzen. Automatisierungen übernehmen das Nachfassen, versenden Erinnerungen oder informieren Kunden proaktiv. Dein Team wird dadurch nicht ersetzt, sondern entlastet – und gewinnt Zeit für das Wesentliche.

Self-Service für Kunden

Digitale Kundenportale wie simplr ermöglichen es deinen Kunden, Unterlagen, Verträge und Schadenmeldungen selbst zu verwalten. Das reduziert Nachfragen im Büro, beschleunigt Abläufe und sorgt für Transparenz. Gerade jüngere Zielgruppen erwarten heute diesen Service. Wer ihnen keine digitalen Möglichkeiten bietet, verliert schnell an Attraktivität. Ein 30-jähriger Unternehmer, der seine Verträge digital managen möchte, wird sich nicht mit Aktenordnern und Wartezeiten zufriedengeben.

Schulung und Onboarding neu gedacht

Ein zentraler Hebel zur Bewältigung des Fachkräftemangels ist die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Klassisch dauert das Monate und bindet erfahrene Kollegen ein, die ohnehin schon ausgelastet sind. Digitale Schulungsprozesse – etwa in Form von Onboarding-Plattformen, Videotrainings oder Wissensdatenbanken – ergänzen aus eigener Erfahrung die klassische Einarbeitung und verkürzen deutlich die Zeit bis zum ersten produktiven Einsatz.

Beispielrechnung: Ein 2-Mann-Büro in einer Kleinstadt betreut aktuell 400 Kunden. Nach der Einführung eines digitalen MVPs wie der Ameise, der simplr-Anbindung und standardisierten Workflows wächst der Bestand auf über 800 Kunden – ohne zusätzliches Personal. Die Kundenbindung steigt, weil der Service schneller und klarer erfolgt.

Mit digitalen Prozessen kannst du dein Angebot erweitern, ohne dass es in der Administration „knallt“. Du kannst Zielgruppen gezielter ansprechen oder Prozesse auslagern, wie z. B. einer unserer Makler, der sein gesamtes Gewerbegeschäft an den Versuro Expertenservice ausgelagert hat, damit sein Team sich auf Kernaufgaben fokussieren kann und nachhaltig wächst.

Gerade in Zeiten knapper Ressourcen ist das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Der Weg zur Lösung beginnt bei dir

Der Fachkräftemangel ist kein vorübergehendes Phänomen, sondern eine dauerhafte Entwicklung. Die gute Nachricht: Du musst dem nicht tatenlos zusehen. Digitalisierung bietet dir die Möglichkeit, strukturelle Engpässe mit strukturellen Antworten zu begegnen. Du kannst dein Team entlasten, neue Mitarbeiter schneller einarbeiten, Quereinsteiger produktiv machen, Kunden effizienter betreuen und dein Unternehmen auf Wachstumskurs halten – auch ohne neue Stellen zu schaffen.

Dazu brauchst du keine Riesen-Investitionen oder ein IT-Studium. Du brauchst die Bereitschaft, deine Prozesse zu analysieren, schrittweise zu digitalisieren und deine Mannschaft auf diesem Weg mitzunehmen. Denn letztlich geht es nicht um Technik. Es geht um deine Zukunft als Unternehmer – und darum, dass du dein Unternehmen souverän und zukunftsorientiert führst.

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Titelbild: © Johann Gräbner