Die Versicherungsbranche ist im Umbruch: Digitalisierung und Automatisierung verändern den Makleralltag schneller, als viele es erwartet hätten. Wenn du heute noch analog arbeitest und manuelle Prozesse nutzt, verlierst du nicht nur Zeit und Geld, du riskierst es auch, im Wettbewerb den Anschluss zu verlieren. Ein digitales Maklerverwaltungsprogramm (MVP) ist daher längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern das Herzstück eines modernen Maklerbetriebes.

In diesem Beitrag zeige ich dir, warum ein MVP so wichtig ist, welche Vorteile es konkret bringt und wie wir bei Versuro und in unserer Maklergemeinschaft mit Tools wie Simplr, Ameise, Qonekto, Make.com, Pipedrive oder Brevo echte Praxislösungen umsetzen, die Maklerinnen und Maklern täglich Stunden an Arbeit ersparen.

Einfache, intuitive und schnelle Bedienbarkeit

Die größte Hürde für viele Maklerinnen und Makler ist der Gedanke: „Noch eine neue Software, das kostet nur Zeit und Nerven.“ Genau das Gegenteil ist der Fall. Moderne MVPs sind intuitiv, übersichtlich und so gestaltet, dass du dich schnell zurechtfindest.

Beispiel: In der Ameise aus dem Hause blau direkt hast du über den Aktivitäten-Feed jederzeit den Überblick über Anträge, Policen, Bestandsübertragungen und Kundenkommunikation. Statt E-Mails und Versicherer-Post mühsam zusammenzusuchen, siehst du auf einen Blick, was täglich passiert.

Natürlich ist jede Umstellung anfangs eine Herausforderung. Aber: Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt dir auch Sicherheit. Denn wenn du einer Kundin oder einem Kunden im Gespräch schnell Auskunft geben kannst, den Überblick über deinen gesamten Bestand hast und Vorgänge schnell bearbeitest, steigert das deine Professionalität enorm.

Frei, freier, am freisten

Die Corona-Pandemie hat es deutlich gemacht: Flexibilität ist entscheidend. Maklerinnen und Makler, die ausschließlich im Büro und analog arbeiten konnten, standen plötzlich vor Problemen. Mit einem digitalen MVP arbeitest du von überall, ob im Homeoffice, unterwegs bei Kundinnen und Kunden oder im Ausland.

Flexibilität bedeutet hier auch Freiheit. Kolleginnen und Kollegen, die um die Welt reisen, auswandern oder frei entscheiden wollen, wann und wo sie arbeiten, haben mit einem digitalen MVP die Möglichkeit dazu. Auch als Arbeitgeber wirst du interessanter und kannst Homeoffice ermöglichen oder Mitarbeitenden in anderen Ländern die Möglichkeit geben, in deinem Unternehmen zu arbeiten. 

Dank Google Workspace sind alle Arten von Dokumenten überall und jederzeit verfügbar und mithilfe von Tools wie Lastpass für die Passwortverwaltung loggst du dich sicher und schnell ein und hast Zugriff auf alle relevanten Daten. Das ist nicht nur praktisch, sondern gibt dir als Maklerin oder Makler auch die Freiheit, deinen Alltag flexibler zu gestalten.

Automatisierte Bestandspflege über BiPro

Einer der größten Effizienz-Booster: die automatisierte Synchronisation über BiPro-Schnittstellen. Vertragsdaten, Policen, Dokumente oder Nachträge landen automatisch in deinem System, ohne dass du manuell Daten abtippen oder hochladen musst.

Der Vorteil:

• Immer aktuelle Daten im Bestand
  
• Vollständige Dokumentation
  
• Keine Fehler durch manuelles Übertragen

Das sorgt dafür, dass du jederzeit die volle Kontrolle über deinen Bestand hast. Und im Zweifel kannst du im Aktivitäten-Feed der Ameise genau nachvollziehen, wann welcher Vertrag aktualisiert wurde.

BiPro ist nicht mehr wegzudenken. Die Flut an Dokumenten und Vertragsdaten kann man im Alltag nicht mehr bewältigen. Lass es mich so ausdrücken:

Wer heute noch Policen, Nachträge oder Beitragsrechnungen einscannt, wird langfristig stagnieren oder, noch schlimmer, den Beruf an den Nagel hängen müssen. 

Prozesse und Effizienz: Von Bestandsübertragung bis Abschluss

Viele Maklerinnen und Makler unterschätzen, wie viel Zeit in unnötigen Prozessen verloren geht. Ein digitales MVP automatisiert Abläufe wie:

• Bestandsübertragungen: Mit einem Klick gestartet, Maklervollmacht und Vertragsinformationen werden automatisiert mitgeliefert. Erinnerungen werden automatisiert versendet. Mit den richtigen Prozessen werden BÜs deutlich schneller durchgeführt.
  
• Dokumentengenerierung: Aus Vorlagen werden automatisch Dokumente erstellt und mit Kunden-, Vertrags- oder Vermittlerdaten befüllt.
  
• Antragsstellung: Digitale Workflows statt Papierformulare. Antragsprozesse, die direkt in die Dunkelverarbeitung beim Versicherer eingehen können, ermöglichen dir eine effizientere Arbeit und glücklichere Kundinnen und Kunden.

Besonders hohen Aufwand im Makleralltag bringen individuelle Ausschreibungen.Wer kennt es nicht: Ein Risiko weicht von der Norm ab, es muss eine anonyme Risikovoranfrage in KV oder LV gestellt werden oder ein schadenträchtiges Risiko muss umgedeckt werden.

Der klassische Weg: Informationen werden analog (telefonisch, persönlich) bei der Kundin oder beim Kunden eingeholt, welche per Mail an die favorisierten Versicherer versendet werden. Der Versicherer sendet dir irgendwelche Formulare zu, welche wiederum durch die Kundin oder den Kunden ausgefüllt werden… du erkennst den Teufelskreis. 

Wir setzen schon seit Jahren auf einen vollständig digitalen Weg, worüber sich auch die Versicherer freuen. Alle relevanten Informationen werden durch einen digitalen Fragebogen bei Kundinnen und Kunden abgefragt. Diese Informationen landen vollständig in unserem Tool (in diesem Fall Panda) und können mit einem Klick gezielt an die gewünschten Versicherer übermittelt werden. Auf dieser Basis kann der Versicherer deutlich schneller und individueller Angebote für dich erstellen. Die Kommunikation verläuft digital, mit dem entsprechenden Zuständigen. 

Und dann? Die gesamte Ausschreibung, inklusive Kommunikationsverlauf, ausgefüllter digitaler Formulare, Deckungsnote und Kundeninformationen werden mit einem Klick an den Versicherer übermittelt. Das alles ist dauerhaft mit deinem MVP synchronisiert. So sparst du nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch das Risiko von Medienbrüchen und Fehlern.

Integration & Erweiterbarkeit: Die wahre Stärke eines MVP

Ein MVP sollte nicht nur ein isoliertes Tool sein, sondern vielmehr die Schaltzentrale deines Maklerbetriebes. Durch Webservices und APIs sollte es sich flexibel erweitern und mit anderen Programmen verbinden lassen.

Ein Praxisbeispiel:

Für eines unserer Sonderkonzepte müssen Deckungsnoten des Versicherers ausgefüllt werden. In der klassischen Maklerwelt hat man ein ausfüllbares PDF und befüllt dieses mit den Informationen, die die Kundin oder der Kunde dir liefert. Wir haben mithilfe von Jotform ein digitales Formular gebaut, welches die Kundin oder der Kunde selbstständig ausfüllt.

Über Make wird dann die Deckungsnote und ein Angebot automatisch befüllt und der Beitrag anhand einer Formel berechnet, über Qonekto wird die Kundin oder der Kunde im MVP angelegt und die Dokumente bei ihm oder ihr eingespielt. Die Kundin oder der Kunde sieht somit alle Dokumente und den Vertrag direkt in seiner App (Simplr).Und wir erhalten die Deckungsnote per Mail, können diese kurz prüfen und an den Versicherer versenden, welche in die Dunkelverarbeitung geht. 

Das Ergebnis: Ein geschlossener digitaler Prozess ohne manuelles Eingreifen, effizient, fehlerfrei und skalierbar.

Kosteneinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand

Viele Maklerinnen und Makler unterschätzen die Kosten der „alten Arbeitsweise“: Papier, Porto, Aktenordner, zeitintensive Nacharbeit, all das frisst Budget. Ein MVP spart dir bares Geld:

• Kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand
  
• Keine teure Systemwartung lokaler Software
  
• Zeitersparnis, die du für Beratung und Vertrieb nutzen kannst

Wenn du allein durch Automatisierung und digitale Workflows fünf bis zehn Stunden pro Woche einsparst, bedeutet das mehr Zeit für Neukundinnen und -kunden, Bestandsarbeit oder einfach weniger Stress und mehr Freiheit.

Weitere Vorteile eines digitalen MVP

Neben den Kernpunkten gibt es noch weitere Pluspunkte:

• Sicherheit: Durch cloudbasierte Systeme sind deine Daten verschlüsselt und regelmäßig gesichert.
  
• Datenqualität: Eine hohe Datenqualität (Vertrags- und Kundendaten) sind das A und O für deine haftungsfreie und effiziente Arbeit.
  
• Kundenerlebnis: Über Simplr haben deine Kundinnen und Kunden jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen, digital, modern, schnell. Das steigert Bindung und Weiterempfehlungen.
  
• Flexibilität: Ob Jotform für Formulare, Calendly für Terminbuchungen oder einem CRM, dein MVP lässt sich mit allem verbinden, was du für deinen Alltag brauchst.
  

Ein Praxisbeispiel:

Ein Kollege aus unserer Maklergemeinschaft Versuro stand noch vor einem Jahr vor dem Problem, dass er wöchentlich mehrere Stunden für Vertragsupdates und Antragsbearbeitungen benötigte. Vertragsdetails hat er händisch in sein altes MVP eingetippt und musste eingespielte Dokumente manuell dem richtigen Vertrag zuweisen. Rückfragen zu eingereichten Anträgen trudelten per Mail ein.

Durch die Einführung der Ameise in Kombination mit Make.com und Qonekto konnte er über 70 Prozent seiner Verwaltungsaufgaben automatisieren. Und heute? Konzentriert er sich fast ausschließlich auf die Beratung und spart im Schnitt zehn Stunden pro Woche. Genau das zeigt: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern bringt sofort messbaren Mehrwert.

Fazit: Dein MVP ist das Herzstück der Digitalisierung

Ein digitales Maklerverwaltungsprogramm ist nicht nur ein Werkzeug, es ist die Basis, auf der du deinen Betrieb effizient, modern und zukunftssicher aufstellen kannst. Ob einfache Bedienbarkeit, Automatisierung, Integration oder Kostenersparnis, die Vorteile liegen klar auf der Hand.

Die Frage ist nicht, ob du ein digitales & automatisiertes MVP einsetzt, sondern wie schnell du es tust.

Wenn du wissen möchtest, wie du dein Maklerbüro mit den richtigen Tools digitalisieren und automatisieren kannst, buche dir einfach einen Termin bei uns. In der Maklergemeinschaft Versuro zeigen wir dir, wie du die Möglichkeiten eines MVP optimal nutzt, praxisnah und sofort umsetzbar.

Zum nächsten Artikel dieser Reihe: Warum du ohne Automatisierung auf der Stelle trittst

Titelbild: © Johann Gräbner