Für die einen ist es lästige Bürokratie, für die anderen existenziell. Doch Datenschutz im Maklerbüro ist längst mehr als Paragrafenpflicht: es geht um Vertrauen, Reputation und die eigene Zukunft.

Beim Thema DSGVO rollen viele Maklerinnen und Makler innerlich die Augen. Zu kompliziert, zu zeitaufwendig, zu theoretisch. Manche hoffen still darauf, unter dem Radar der Behörden zu bleiben, andere haben das Thema längst verstanden: Datenschutz ist keine nervige Auflage. Er sichert die Existenz.

Wenn aus Pflicht Überzeugung wird

Für mich wurde Datenschutz 2009 zur persönlichen Angelegenheit. Ein Unternehmen missbrauchte meine Daten und verursachte einen mittleren fünfstelligen Schaden. Mit anwaltlicher Hilfe bekam ich mein Geld zurück. Als sich der Vorfall 2012 wiederholte, war klar: Das Thema lässt mich nicht los. Seitdem weiß ich: Datenschutz schützt Existenzen. Meine eigene und die meiner Kundinnen und Kunden.

Seit Inkrafttreten der DSGVO 2018 hat sich viel getan. Nach anfänglicher Unsicherheit folgte eine Phase der Gleichgültigkeit: Die Behörden agierten zaghaft, Bußgelder blieben aus. Doch seit 2022 weht ein anderer Wind: Auch kleinere Verstöße werden heute konsequent sanktioniert.

Die Maklerbranche spaltet sich zunehmend in zwei Lager. Auf der einen Seite stehen diejenigen, die das Thema weiter ignorieren. Auf der anderen jene, die strukturiert handeln. Inzwischen gehören etwa zwei Drittel zur zweiten Gruppe – ein ermutigendes Zeichen. Doch ein Risiko wird weiterhin massiv unterschätzt: Cyberangriffe. Mit dem Vormarsch künstlicher Intelligenz hat sich diese Bedrohung dramatisch verschärft. Viele Betriebe sind kaum vorbereitet und ahnen nicht, wie schnell ein Angriff sie lahmlegen kann.

Der Mensch als Schwachstelle

Das größte Risiko im Datenschutz? Der Mensch. Die beste Technik, die klügsten Konzepte – sie verpuffen, wenn sie im Alltag nicht gelebt werden. Deshalb setze ich bei meinen Kundinnen und Kunden auf regelmäßige Schulungen und echte Sensibilisierung. Nur wer versteht, warum Datenschutz wichtig ist, hält sich auch daran.

Die Konsequenzen eines Verstoßes sind härter, als viele denken. Schlimmer als jedes Bußgeld ist der Reputationsverlust. Vertrauen aufzubauen dauert Jahre, es zu verlieren nur einen Moment. Und zurückgewinnen? Fast unmöglich.

Zwei paar Schuhe

Ein klassischer Denkfehler: Datenschutz wird mit IT-Sicherheit gleichgesetzt. Doch das eine ist organisatorisch und rechtlich, das andere technisch. Eine sichere IT schützt vor Fremdzugriff. Datenschutz sorgt dafür, dass Daten nicht länger gespeichert werden als erlaubt. Kurz gesagt: IT-Sicherheit schützt, Datenschutz übernimmt Verantwortung.

Ein weiterer Irrtum ist die Annahme, dass Datenschutz mit ein paar Dokumenten erledigt sei. Viele denken: „Ich habe ein Verzeichnis, ein paar Vorlagen – passt schon." Doch Datenschutz ist kein Sprint, sondern Marathon. Er muss gelebt, gepflegt und ständig angepasst werden.

„Ich bin zu klein, das betrifft mich nicht"

Dieser Satz fällt erstaunlich oft. Und er ist brandgefährlich. Die DSGVO kennt keine Unternehmensgrößen. Sie gilt für jede Maklerin und jeden Makler, ob Einzelkämpfer oder mittelständischer Betrieb. Nur die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten hängt von der Größe und der Art und Menge der verarbeiteten Daten ab. Die Verantwortung selbst bleibt gleich. Auch Kundinnen und Kunden eines Ein-Personen-Büros haben Anspruch darauf, dass ihre sensiblen Daten sicher behandelt werden.

Datenschutz lässt sich weder auslagern noch aussitzen. Er ist Teil des professionellen Selbstverständnisses und schützt nicht nur Kundinnen und Kunden, sondern auch die Maklerin oder den Makler selbst. Rechtlich wie wirtschaftlich.

Die drei Säulen der Sicherheit

Ein funktionierendes Datenschutzkonzept ist keine Raketenwissenschaft. Es ruht auf drei Säulen:

• Erstens: ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Hier wird dokumentiert, welche Daten wann und wie verarbeitet werden.
• Zweitens: technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): von Passwortschutz über Backups bis zu Schulungen und Zugriffsrechten.
• Drittens: ein Verzeichnis aller Dienstleister und Empfänger, mit denen Daten geteilt werden. Zu jedem gehört ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag.

Diese drei Elemente sind keine Formalität. Sie sind das Fundament jeder soliden Datenschutzstruktur. Wer sie pflegt, schafft Klarheit, Rechtssicherheit und spart im Ernstfall Zeit, Geld und Nerven.

Oft erlebe ich Betriebe, die Tausende Euro in Firewalls und Antivirensoftware investieren, aber die organisatorischen Grundlagen vernachlässigen. Ohne klare Zuständigkeiten und Prozesse bleibt selbst die beste Technik wirkungslos.

„Wir nutzen Microsoft 365, das ist doch sicher"

Auch diesen Satz höre ich regelmäßig. Die Wahrheit? Cloud-Anbieter stellen nur Werkzeuge bereit. Die Verantwortung liegt bei uns. Ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung, durchdachte Rechteverwaltung und regelmäßige Backups hilft auch die beste Plattform nichts. Noch wichtiger: Über 90 Prozent aller Datenschutzpannen entstehen durch menschliche Fehler. Ein falscher Klick, eine Mail an den falschen Empfänger, ein unbedachtes „Allen antworten".

Sicherheit entsteht nicht durch Software, sondern durch Verhalten.

Schulungen dürfen deshalb keine Pflichtübung sein. Eine jährliche Belehrung mit Unterschrift bringt nichts, wenn sie niemanden erreicht. Datenschutz muss in den Alltag integriert werden: kurze, praxisnahe Trainings, regelmäßiger Austausch. Nur so wird aus Pflicht Routine und aus Routine Überzeugung.

Und ja: Auch eine Cyberversicherung ist kein Allheilmittel. Viele Policen greifen nur bei bestimmten Mindeststandards. Und Reputationsschäden? Nicht versicherbar. Datenschutz ist also keine Frage der Police, sondern der Haltung.

Vom Ballast zum Wettbewerbsvorteil

Nach wie vor wird Datenschutz in der Branche noch zu oft als Belastung empfunden. Verbände unterstützen zu passiv, vermitteln den Eindruck, man könne das Thema mit Vorlagen abhaken. Ein Trugschluss. Datenschutz muss gelebt werden, denn er gehört in die DNA eines Unternehmens.

Wir arbeiten derzeit mit einem Partner an einem Datenschutzmanagementsystem (DSMS), das genau dabei hilft. Es erinnert automatisch an fällige Überprüfungen, Schulungen und Aktualisierungen und macht Datenschutz einfacher, praxistauglicher und nachhaltiger. Mein Ziel: Datenschutz soll zur Selbstverständlichkeit werden, nicht zur Hürde.

Maklerinnen und Makler, die Datenschutz strategisch angehen, schaffen sich ein stabiles Fundament. Sie handeln vorausschauend, schützen ihre Kundinnen und Kunden und stärken ihr eigenes Unternehmen. Denn wer Datenschutz lebt, gewinnt: an Vertrauen, an Struktur, an Zukunftssicherheit.