Die Versicherungsbranche verändert sich. Prozesse, die vor einigen Jahren noch manuell abliefen, sind heute digital und automatisiert. Während manche Maklerinnen und Makler immer noch Aktenordner wälzen und Daten von Hand eintippen, nutzen andere längst smarte Tools, die ihnen jeden Tag Stunden an Arbeit abnehmen. Die Wahrheit ist klar: Ohne Automatisierung wirst du als Maklerin oder Makler langfristig ineffizient arbeiten und im Wettbewerb zurückfallen.

In diesem Beitrag erfährst du, wie automatisierte Workflows deinen Alltag revolutionieren können, welche Tools wir in der Maklergemeinschaft Versuro selbst einsetzen und warum Prozessoptimierung nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität deiner Beratung massiv steigert.

Warum Automatisierung für Makler unverzichtbar ist

Die Verwaltung in einem Maklerbetrieb ist oft komplex: Policen, Verträge, Dokumente, Anträge, Bestandsübertragungen, Anfragen. Jeder Schritt kostet Zeit, birgt Fehlerquellen und blockiert dich bei dem, was du eigentlich tun solltest: beraten, betreuen und verkaufen. Für mich gilt in unserem Unternehmen die Faustregel: „Mache ich den selben Vorgang drei Mal, überlege ich, wie ich ihn automatisieren kann”. Ziel ist es, wiederholende Vorgänge möglichst Zeitsparend abzuwickeln und Fehler zu minimieren. 

Automatisierte Workflows nehmen dir diese Arbeit ab. Sie verbinden Systeme, lassen Daten automatisch fließen und schaffen reibungslose Prozesse, vom Lead-Eingang bis zur Policierung. Einfach gesagt: Während andere noch tippen, arbeitet dein digitales Büro schon für dich.

Praxisbeispiel: Ein Lead läuft durch den automatisierten Prozess

Ein Interessent trägt sich auf deiner Website in ein Formular ein. Ohne Automatisierung würdest du jetzt:

• die Daten manuell in dein Maklerverwaltungsprogramm übertragen,
  
• eine E-Mail schreiben,
  
• telefonisch einen Termin vereinbaren,
  
• und alle Informationen in der Kundenakte ablegen.

Mit einem automatisierten Workflow sieht es anders aus:

• Jotform, ein digitales Formular auf deiner Website, nimmt die Anfrage entgegen.
  
• Über Make.com werden die Daten automatisch in die Ameise (oder einem anderen Maklerverwaltungsprogramm) und Simplr gespielt. Die Kundin oder der Kunde wird samt aller Kommunikationsdaten angelegt.
  
• Brevo verschickt sofort einen Calendly-Link zur Terminbuchung an deinen Interessenten.
  
• Die Kundin oder der Kunde erhält parallel über Brevo eine personalisierte Willkommensmail mit den gewünschten Informationen.
  
• Die gesamte Kommunikation wird im Hintergrund sauber dokumentiert und automatisch in dein MVP eingespielt.

Ergebnis: Du hast keinen Finger gerührt und trotzdem ist alles erledigt.

Die wichtigsten Vorteile automatisierter Workflows

1. Zeitersparnis

Maklerinnen und Makler, die konsequent automatisieren, sparen schnell fünf bis zehn Stunden pro Woche. Aufgaben wie Dokumentengenerierung, Vertragsupdates oder Antragsstrecken laufen im Hintergrund.

2. Fehlerreduktion

Je mehr manuell gearbeitet wird, desto größer ist das Risiko für Tippfehler oder vergessene Dokumente. Automatisierung stellt sicher, dass Informationen einheitlich und fehlerfrei ankommen.

3. Effizienzsteigerung

Prozesse wie Ausschreibungen über den Panda laufen nahtlos durch, die Kundin oder der Kunde beantwortet Risikofragen digital und das System steuert die Ausschreibung bis hin zum Abschluss.

4. Bessere Kundenerfahrung

Ein Interessent merkt sofort, ob dein Büro digital arbeitet. Schnelle Antworten, klare Strukturen und digitale Kundenordner über Simplr schaffen Vertrauen und steigern die Weiterempfehlungsquote.

5. Skalierbarkeit

Automatisierte Prozesse sind wiederholbar. Ob zehn oder 1.000 Kundenanfragen: Dein System kann mitwachsen, ohne dass du Personal aufstocken musst.

Tools, die Automatisierung im Maklerbetrieb möglich machen

In der Maklergemeinschaft Versuro setzen wir auf ein Ökosystem aus Tools, die perfekt ineinandergreifen. Hier ein Überblick, wie wir sie einsetzen:

• Ameise: das digitale Herzstück für Bestände, Aktivitäten-Feed und Vertragsmanagement
  
• Simplr: digitale Kundenakte, jederzeit zugänglich – auf Kunden- und Maklerseite
  
• Qonekto: Bindeglied für Datenflüsse und Integration externer Systeme
  
• Make.com: Automatisierung von Workflows zwischen verschiedenen Tools
  
• Pipedrive: Vertriebssteuerung und Pipeline-Management
  
• Calendly: automatisierte Terminvereinbarung
  
• Brevo: automatisierte E-Mail-Kommunikation und Kampagnen
  
• Google Workspace: zentrale Kollaboration und Dokumentenmanagement
  
• Asana: Aufgabenmanagement und Projektsteuerung
  
• Lastpass: sichere Passwortverwaltung
  
• Memberspot: Schulungsplattform für Maklerkollegen und -kolleginnen und Mitarbeitende
  
• ChatGPT: Unterstützung bei Texten, Angeboten und Beratungsvorbereitung
  
• WhatsApp (hier in Verbindung mit InsurMagic): Kundenkommunikation
  
• Jotform: digitale Formulare für Kunden- und Partnerprozesse
  

Alle diese Tools sind über Schnittstellen und APIs miteinander vernetzt und genau darin liegt die Magie der Automatisierung.

Ein Appell an unsere lieben Versicherer

Egal wie toll wir als Maklerinnen und Makler unseren Betrieb automatisieren, prozessualisieren oder digitalisieren, wenn Versicherer nicht mitziehen, werden wir als Maklerinnen und Makler nicht vorankommen. 

Ab einem gewissen Punkt sind wir darauf angewiesen, dass Versicherer ihre Technik im Griff haben und die Themen der Digitalisierung ernst nehmen. Es darf in der heutigen Zeit nicht mehr vorkommen, dass eine Antrags- oder Vertragsbearbeitung mehrere Monate dauert, übermittelte Daten über eigene Tarifrechner der Versicherer verfälscht oder nicht ankommen oder GDV / BiPro Schnittstellen noch immer nicht Reibungslos funktionieren. 

Es gibt reichlich positive Beispiele wie Adam Riese, Alte Leipziger oder Barmenia(Gothaer) – nur um einige Beispiele zu nennen, die schon sehr früh auf Digitalisierung gesetzt haben und ihre Prozesse im Griff haben. 

Es wird Zeit, dass Versicherer gemeinschaftlich eine Sprache sprechen und die Digitalisierung ernst nehmen, damit auch wir Makler effizient arbeiten und unsere Kunden betreuen können.

Story(s) aus der Praxis

Ein Berufseinsteiger in unserer Maklergemeinschaft war anfangs überwältigt von den Verwaltungsaufgaben: Angebote, Policen, Kundenkommunikation. Alles fühlte sich nach Überforderung an. Mithilfe unserer Standard-Workflows und Onboardings (Ameise, Simplr, Makler-Akademie) konnte er seinen Betrieb innerhalb weniger Wochen strukturieren. Heute sagt er: „Ich habe das Gefühl, dass mein Büro für mich arbeitet und nicht umgekehrt.“

Lass uns das mit konkreten Beispielen durchgehen: 

Neukundenprozess: 

• Der Kunde oder die Kundin bucht sich einen Termin über Calendly für ein Beratungsgespräch.
• Vor dem Erstgespräch erhält er oder sie einen Link zum Registrieren und bekommt Zugang zu seiner oder ihrer Kunden-App (Simplr). 
• Automatisch wird ein Prozess angestoßen: Per WhatsApp erhält der Kunde oder die Kundin ein kurzes Willkommensvideo und eine Anleitung, was mit der App zu tun ist.
• In der App durchläuft er oder sie dann ein kurzes Formular. Anhand dieser Informationen werden Verträge angelegt, welche er oder sie nur noch mit “Gesellschaft” und “Versicherungsnummer” ergänzen muss.
• Einige Stunden später kommt die zweite WhatsApp, in der er oder sie aufgefordert wird, die Dokumente zu den Verträgen hochzuladen.

Bereits vor dem Beratungsgespräch hat du als Vermittler oder Vermittlerin alle relevanten Informationen und kannst dich bestens auf den Termin vorbereiten. Was davon hast du selbst machen müssen? Den Terminbuchungslink versenden. 

Schadenprozess:

• Die Kundin oder der Kunde meldet sich in der Regel per WhatsApp, Mail oder Telefon und möchte einen Schaden melden.
• WhatsApp und E-Mails werden automatisch beantwortet und sie oder er erhält einen Link beziehungsweise in WhatsApp eine Abfrage, um welche Sparte es sich handelt. (Meldet sie oder er sich telefonisch, wird der Prozess einmal manuell ausgelöst, die Kundin oder der Kunde erhält eine Nachricht per WhatsApp / E-Mail).
• Es wird das richtige, digitale Formular an sie oder ihn versendet, in dem alle schadenrelevanten Informationen einzutragen sind.
• Aus der Schadenmeldung wird eine vollständige PDF erstellt, welche an den Versicherer versendet wird.

Jahresgespräche:

• Jedes Jahr (beziehungsweise alle sechs Monate) erhält der Kunde oder die Kundin automatisiert eine E-Mail und eine WhatsApp-Nachricht mit einem Link zu einem Formular.
• Das Formular fragt ab, ob es Änderungen in seinem oder ihrem Leben gibt oder ob er oder sie eine Beratung wünscht. 
• Je nach Antwort geht ein Terminbuchungslink raus, und der Vermittler wird informiert, dass eine Beratung zu den Themen "XY" gewünscht. 

Das sind drei recht einfache Beispiele, die schnell umzusetzen sind, aber einen großen Mehrwert für dich und deine Kundinnen und Kunden bieten. 

In der Prozessentwicklung sind der Fantasie fast keine Grenzen gesetzt. Hochkomplexe Prozesse können mit verschiedensten Tools vollständig automatisiert werden. Systeme lassen sich miteinander verbinden: so kannst du zum Beispiel dein CRM mit deinem MVP kommunizieren lassen und andersrum. 

Mein Tipp: Fange am besten mit den kleinen Prozessen an und steigere dich Stück für Stück. 

Typische Einsatzfelder für automatisierte Workflows

• Bestandsübertragung: Auf Knopfdruck werden alle relevanten Informationen und Dokumente an den Versicherer geliefert.
  
• Dokumentengenerierung: Verträge, Anschreiben und Formulare werden automatisch aus Templates generiert.
  
• Antragsprozesse: digitale Antragstrecken ohne Papierformulare.
  
• Kundenkommunikation: Serien-Mails, Terminbestätigungen und Follow-ups laufen automatisch.
  
• Ausschreibungen: digitale Prozesse mit Tools wie Panda oder Qonekto.
  
• Onboarding: Neue Kundinnen und Kunden durchlaufen standardisierte Abläufe.
  
• Textvorlagen: gesamte Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sowie Versicherern
  
• Vertrieb: Controlling, Angebots Follow-up
  

Fazit: Automatisierung ist der Schlüssel zur Zukunft

Automatisierte Workflows sind kein Luxus, sondern die Grundlage für einen modernen Maklerbetrieb. Sie sparen Zeit, reduzieren Kosten, steigern die Effizienz und schaffen Freiräume für das Wesentliche: die Beratung deiner Kundinnen und Kunden.

Ob du erfahren bist oder gerade erst in die Branche einsteigst – jetzt ist der Moment, deine Prozesse zu optimieren und den Schritt in die Digitalisierung zu gehen. Lust auf einen Austausch? Meld dich gerne!

Zum vorherigen Artikel dieser Reihe: „Die Frage ist nicht ob, sondern wann“

Titelbild: © Johann Gräbner